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Come preparare una exit interview

Come preparare una exit interview

Per capire meglio quali sono i motivi che spingono un dipendente a rassegnare le dimissioni, sarebbe sempre opportuno procedere con una exit interview, ovvero un “colloquio di uscita”. Attraverso questo strumento si può analizzare quali sono le cause che inducono il dipendente ad andare via e se queste sono legate a criticità proprie dell’organizzazione, a una motivazione personale o a un fattore di attrazione verso l’esterno. Affinché la exit interview sia efficace, è necessario che si rispettino alcune condizioni:

1. Non deve essere gestita dal manager di funzione o supervisore, perché potrebbe rappresentare la causa per cui il dipendente decide di lasciare l’azienda e anche perché risulterebbe troppo coinvolto nella gestione della risorsa. Meglio affidare questo compito a un componente dell’ufficio HR, più obiettivo e neutrale.

2. Deve avvenire a conclusione del rapporto di lavoro. La persona sarà più disponibile ad aprirsi e a dire la verità, senza temere possibili ritorsioni o pressioni.

3. Deve essere esaustiva. Anche se si suppone di conoscere il motivo delle dimissioni, è sempre bene indagare tutti gli aspetti, per fare emergere qualsiasi particolare.

4. Deve essere imparziale. Non bisogna temere di ricevere commenti negativi, in quanto l’obiettivo è proprio quello di conoscere le debolezze dell’organizzazione per attivare misure correttive.

L’exit interview può essere suddivisa in due momenti: nel primo l’intervistatore chiede alla persona dimissionaria di indicare in una scala da 0 a 3, (dove 0 sta per “non ha influito” e 3 “ha influito molto”) in che misura i seguenti fattori abbiano esercitato un’influenza sulla decisione di lasciare l’azienda:

1. Disallineamento rispetto ai valori aziendali
2. Mancanza di comunicazione interna rispetto alle decisioni strategiche
3. Processo decisionale eccessivamente verticalizzato
4. Basso coinvolgimento nelle scelte
5. Organizzazione del lavoro
6. Insufficiente applicazione del processo di delega
7. Ritmi e tempi di lavoro
8. Necessità di conciliare vita privata e vita professionale
9. Struttura dell’orario lavorativo (flessibilità)
10. Sistema di valutazione
11. Sistema di ricompensa (premi e sanzioni)
12. Qualità dell’ambiente, degli arredi e degli strumenti di lavoro
13. Relazione con il proprio capo
14. Relazione con i propri collaboratori
15. Relazione con i propri colleghi
16. Relazione con clienti interni
17. Relazione nell’ambito del proprio team
18. Formazione insufficiente o insoddisfacente
19. Mancata programmazione degli step di carriera
20. Mancanza di un adeguato livello di competenze tecniche nei superiori
21. Poche prospettive di crescita e di carriera
22. Modalità di assegnazione degli obiettivi e verifica del raggiungimento
23. Retribuzione non allineata alle aspettative (e al mercato)
24. Livello di capacità possedute superiore a quanto richiesto dal proprio ruolo (quindi sensazione di non essere valorizzato)
25. Livello di capacità possedute inferiore a quanto richiesto dal proprio ruolo (quindi sensazione di inadeguatezza)
26. Eccessiva autonomia e responsabilità
27. Scarsa autonomia e responsabilità
28. Disallineamento rispetto al contenuto specifico del proprio lavoro

Nella seconda parte invece si possono porre domande aperte per investigare più in profondità alcuni aspetti, comprendere qual è stata l’evoluzione del percorso professionale della persona in seno all’azienda e il successivo momento “di rottura”:

a) Quali motivazioni ti hanno spinto ad entrare in azienda?
b) Quali motivazioni ti spingono ora a lasciare l’azienda?
c) Riflettendo sulla tua esperienza professionale, indica 3 punti di forza (aspetti soddisfacenti) e 3 punti di debolezza (aspetti insoddisfacenti) relativi a tale esperienza
d) Che cosa si sarebbe potuto fare per evitare che prendessi la decisione di lasciare l’azienda?
e) Qual è il cambiamento più importante che suggeriresti all’azienda?

Replicando l’intervista per tutti dipendenti dimissionari e lavorando su un numero elevato di exit interview, possiamo discernere il turnover dovuto a casi isolati ed eccezionali da quello invece patologico, legato a tendenze e criticità sistemiche. E’ uno strumento molto utile per conoscere in profondità l’organizzazione, individuare eventuali falle ed apportare misure correttive per ridurre la perdita di capitale umano e di know how.

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Giada Baglietto
HR Consultant
www.fiorentemente.it