HR e lavoro ibrido: quattro modelli per ripensare l’organizzazione che cambia

Non abbiamo fatto in tempo ad accettarla come nuova modalità di organizzazione del lavoro (e della vita, più in generale) che già la percezione sul lavoro ibrido è cambiata drasticamente. Perchezione che varia, però, a seconda che si parli di collaboratori o dei manager che devono guidarli. E qui veniamo ai problemi.

Gli analisti rivelano infatti che il lavoro ibrido, dal post pandemia, è in assoluto la modalità preferità dai professionisti di ogni latitudine. Ma se guardiamo alle figure apicali, il quadro cambia. Eccome se cambia.

Il difficile rapporto dei manager col lavoro ibrido

I dirigenti chiamati a gestire un team in un ambiente di lavoro ibrido, temono infatti di confrontarsi in un terreno sempre più ambiguo, o comunque più scivoloso di quello “in presenza”. Non solo. Hanno una visibilità limitata sui carichi di lavoro e sui processi che dovrebbero guidare. Non da meno, hanno ridotte opportunità di un controllo diretto e immediato sull’avanzamento dei progetti.

Le preoccupazioni dei manager:

  • Confronti e allineamenti avvengono su un terreno più scivoloso
  • Limitata visibilità sui carichi di lavoro e i processi
  • Ridotte opportunità di controllo sull’avanzamento dei progetti

E in tutto questo, devono lottare per garantire la coesione, favorire la collaborazione e il sostegno tra i componenti del team. Il tutto, mentre devono agevolare la libertà e la flessibilità del lavoro a distanza. Aspetti che anche presi singolarmente basterebbero per mettere a rischio una leadership. La domanda allora è una soltanto: ma esiste un modo per uscirne indenni? Cerchiamo di rispondere con qualche esempio.

La flessibilità non deve far paura

I leader devono imparare a gestire efficacemente le proprie risorse anche se la flessibilità del lavoro ibrido può talvolta far perdere contezza delle attività svolte. Ma in un ambiente di lavoro in cui l’organizzazione giustamente prevede (e anzi promuove) la flessibilità come modello organizzativo, ci sono almeno quattro strategie utili che possono consentire al management, con il supporto operativo della divisione HR, di mantenere bene in vista la bussola con cui orientarsi. In ordine sparso:

  1. Gestire l’operatività delle risorse attraverso obiettivi chiari
  2. Individuare azioni per favorire un clima di fiducia e compattezza
  3. Facilitare il coinvolgimento dei team
  4. Stimolare il problem solving collettivo

Proviamo ad analizzare nel dettaglio ognuna di queste categorie

L’autonomia prima di tutto. Con la garanzia dei risultati

La prima strategia, dicevamo, prevede una gestione fortemente orientata verso la responsabilità dei collaboratori. In che modo? Riconoscendo loro un più alto grado di autonomia, ma anche trasmettendo loro le dovute aspettative. In ambienti ibridi di successo, i manager più lungimiranti sono passati da una visione focalizzata sui collaboratori a una visione squisitamente orientata al raggiungimento degli obiettivi. Lasciando alle stesse risorse – senior e junior – il margine di manovra necessario per determinare autonomamente come raggiungere quei risultati.

I prerequisiti indispensabili per attuare una strategia di questo tipo includono la definizione di ruoli chiari e obiettivi tangibili. Quindi la necessità di un controllo settimanale (o quotidiano, a seconda del tipo di progetto) per conoscere eventuali ostacoli che dovessero insorgere, ed eventualmente intervenire. Fornendo infine il supporto necessario per superarli e garantire che i carichi di lavoro siano comunque sempre gestibili.

  • definizioni di obiettivi chiari e raggiungibili
  • controllo settimanale (o quotidiano, a seconda del progetto)
  • supporto “a distanza”
  • garanzia di carichi di lavoro gestibili

Ritrovare fiducia e compattezza tra i componenti del team

La seconda strategia per migliorare la modalità di lavoro ibrido passa per un supporto più “alto” da parte del manafer. Vale a dire mirato a permettere al team di esprimere al proprio interno competenze e compattezza, indispensabili per supportare l’innovazione e la creatività necessarie all’organizzazione. I leader in questi casi dovrebbero stimolare fiducia e proattività delle proprie risorse modellando i ruoli sulle competenze (hard e soft) di ciascuno, e incoraggiando determinate attitudini. Tra cui:

  • Affidabilità: ovvero la capacità di risolvere i problemi in maniera autonoma, mantenere un alto senso della puntualità, la precisione nella risposta ai dubbi che dovessero generarsi;
  • Accettazione: si può favorire invitando ad esempio tutti i partecipanti alla riunione a parlare, anche quelli con opinioni divergenti; stabilire insieme regole per il processo decisionale partecipativo; avere familiarità e riconoscere le tradizioni e le abitudini di un insieme eterogeneo di dipendenti;
  • Apertura: un buon esercizio per incoraggiarla può essere iniziare ogni mattina con un check-in del team, organizzare un pranzo di gruppo mensile per porre domande e confrontarsi in modo schietto;
  • Autenticità: condividendo ad esempio background professionali, creare piccoli rituali di gruppo che incoraggino l’espressione personale.

Flessibilità fa rima con delegabilità

La terza via è anche un modo per disinnescare il disimpegno che spesso si insinua nei team. Lo vediamo tutte le volte che il collega spegne la telecamera durante una riunione, oppure, pur mantenendo i dispositivi accesi, è completamente assente.

Per ovviare a questo tipo di problemi, i manager dovrebbero organizzare sessioni di lavoro online più brevi ma più intense, sfruttando strumenti di condivisione più interattivi come chat e sondaggi. Più in generale, i manager dovrebbero delegare il processo decisionale e consentire ai team di sviluppare una visione con obiettivi comuni.

Se il problem solving diventa un affare di squadra

Infine, la quarta strada. Può accadere che manager tradizionali possano dare priorità al raggiungimento degli obiettivi anziché fornire un supporto frequente al team. In un contesto di lavoro ibrido i manager di successo, al contrario, adottano la risoluzione dei problemi di squadra come mentalità. È questo che cambia la prospettiva di un’azienda che ha riorganizzato il proprio organico in modo agile e dinamico.

Per affrontare problemi difficili, i manager dovrebbero impegnarsi personalmente, mobilitando risorse e chiamando in causa tutti i membri del team. Coinvolgere le persone nella ricerca di una soluzione, in una sorta di problem solving collettivo, crea consenso e incoraggia ciascuna risorsa a inseguire il proprio obiettivo. Che poi, se ci pensate un attimo, non è mai soltanto il proprio, ma è soprattutto quello dell’intero team e del manager chiamato a gestirlo.

Quale modello ibrido scegliere? Pro e contro delle formule più diffuse (2+3, 3+2, 2+2…)

Nel passaggio al lavoro ibrido, la flessibilità non è solo una questione di giorni in ufficio o da remoto, ma anche di organizzazione coerente con la cultura aziendale, il tipo di attività e le aspettative dei dipendenti. Ecco alcuni modelli pratici di ripartizione del lavoro flessibile, con vantaggi, svantaggi e indicazioni su quali realtà possono adottarli con successo.

Modello Descrizione Vantaggi Svantaggi Adatto a…
2+3 (2 giorni in ufficio, 3 da remoto) Grande flessibilità per chi lavora da casa Maggiore soddisfazione dei dipendenti, migliore work-life balance Meno coesione del team, rischio di isolamento Aziende digitali, team creativi o tech con processi ben strutturati
3+2 (3 giorni in ufficio, 2 da remoto) Buon compromesso tra presenza e flessibilità Favorisce collaborazione e cultura aziendale, senza rinunciare al remote Richiede una buona pianificazione per evitare sovrapposizioni Aziende di servizi, consulenza, risorse umane
2+2+1 (2 in ufficio, 2 da remoto, 1 flessibile) Un giorno a scelta del dipendente o per eventi team Altamente personalizzabile, motiva i collaboratori Può generare confusione se non ben regolato Start-up, scale-up, team agili e autonomi
Settimane alterne (una settimana in presenza, una da remoto) Ritmo cadenzato, utile per progetti a fasi Ottimizza gli spazi, utile per planning a lungo termine Meno adatto a lavori con feedback costanti o emergenze Settori creativi, sviluppo software, agenzie marketing
Full remote + incontri mensili in sede Lavoro completamente da remoto con momenti fisici pianificati Massima autonomia e risparmio su spazi fisici Richiede grande maturità e auto-organizzazione Aziende distribuite, freelance, team internazionali

Come scegliere il giusto mix?

La scelta del modello ibrido non dovrebbe essere dettata solo da logiche organizzative, ma da una serie di criteri:

  • Tipologia di attività: Task creativi o analitici possono essere svolti in autonomia, mentre attività che richiedono brainstorming o supervisione diretta beneficiano della presenza.

  • Esperienza e autonomia dei dipendenti: I profili junior o neoassunti possono trarre vantaggio dalla presenza in ufficio per apprendere più rapidamente, mentre chi ha maggiore esperienza può gestire il lavoro da remoto con più efficacia.

  • Cultura aziendale e obiettivi strategici: Se l’identità del brand si fonda sulla collaborazione e sull’innovazione condivisa, la presenza fisica diventa uno strumento culturale, non solo operativo.

  • Benessere e work-life balance: Un modello ben calibrato aiuta a ridurre lo stress, migliorare la soddisfazione e, di conseguenza, trattenere i talenti.

L’importanza della coerenza e della comunicazione

Qualunque sia il modello scelto, è fondamentale che venga comunicato chiaramente, applicato in modo coerente e monitorato nel tempo. Il rischio, altrimenti, è quello di creare confusione o disallineamenti tra team e leadership. Il lavoro ibrido non è un compromesso: se progettato con attenzione, può diventare un vantaggio competitivo reale.

Lavoro ibrido: così cambia l’azienda senza predere identità

Chi ha paura del lavoro ibrido? Ancora molte aziende, a giudicare dai dati. Eppure esistono strategie di organizzazione del lavoro che consentono alle organizzazioni di salvaguardare la propria competitività senza perdere un briciolo della propria identità. In questo articolo abbiamo raccontato quattro strategie per promuovere una sana cultura del lavoro ibrido in azienda. Ma per una più ampia strategia di gestione delle risorse umane, scopri tutte le soluzioni Monster pensate per aiutare le imprese ad affrontare le sfide imposte dalla New Way of Working.