Come prepararsi a un colloquio di lavoro da segretaria

Se aspiri ad avere un ruolo lavorativo come segretaria o assistente, categoria in costante equilibrio tra mansioni operative e customer service, ti daremo alcuni suggerimenti per sostenere il tuo colloquio di lavoro.

Innanzitutto, è necessario conoscere alcuni consigli utili per affrontare un colloquio come segretaria. Prova a considerare il punto di vista del selezionatore, leggendo la nostra analisi sulle domande da porre ai candidati, e scopri i nostri consigli sulle risposte più efficaci a un colloquio. Ma vediamo come dovrai prepararti in termini di immagine, adeguatezza al ruolo e il quid che può fare la differenza.

Le qualità richieste per un colloquio di lavoro sono sempre tre: immagine, adeguatezza al ruolo e quid del candidato. Proviamo a seguire questi tre capisaldi e analizziamoli per una candidatura in segreteria.

L’abilità nel mostrarti professionale

Cura l’abbigliamento, che sia da “ufficio”, la dizione dell’italiano e la pronuncia dell’inglese.

Durante l'incontro con il tuo selezionatore cerca di trasmettere affidabilità, e dai il meglio di te sia nell’ascoltare che nell’esprimerti. Queste sono le basi del customer service, necessario all’attività relazionale della segretaria per clienti, fornitori e personale.

Essere quello che cercano

Assicurarsi di aver compreso quanto richiesto dall’annuncio di lavoro e sapere di soddisfarlo è un passaggio indispensabile per il colloquio. Metti in risalto le tue competenze e le caratteristiche personali più adatte al ruolo ricercato dall'azienda.

In una società, la segretaria (che sia strutturata per mansioni o inclusiva di tutti i dipartimenti) distingue incarichi per cui dovrai proporti in maniera adeguata.

• Organizzazione: cioè gestione agenda di clienti e fornitori, organizzazione meeting, trasferte, coordinamento personale. Sarà opportuno mettere in risalto conoscenze di gestione delle risorse umane e management.
• Relazioni: il cosiddetto front-office, con monitoraggio della corrispondenza e accoglienza rivolta al pubblico. Per questo tipo di figura dimostra le tue competenze nelle tecniche di comunicazione, divulgazione e marketing.
• Contabilità: redazione e tenuta della relativa documentistica. Mostrati informato sulle relative direttive e incombenze legali.
• Tenuta Dati: organizzazione dei dati e degli archivi, per cui offrirai scrupolosità e precisione costanti.

Tutte le competenze necessarie alla segreteria, apprese con appositi corsi professionali, avranno punti di forza che dovranno risultare interessanti al selezionatore.

Le competenze trasversali e il quid

Mostra padronanza sia dei processi interni che di quelli esterni, oltre a prontezza in tutti gli incarichi. Sii determinato a proporre e a far evolvere le tue competenze trasversali, inserendoti in maniera fluida nella realtà articolata della segreteria.

Ti saranno preziose conoscenza dell’inglese e conoscenze informatiche, con attitudine all'aggiornamento.

• La padronanza dell’inglese è una diffusa competenza trasversale. Alla luce dei sempre più frequenti rapporti delle aziende con enti e clienti di tutto il mondo, l’inglese, lingua passepartout, è indubbiamente fondamentale, soprattutto a certi livelli. Conoscere questa lingua, e documentarsi sulla terminologia specifica in economia e nel mondo aziendale, sarà una delle carte migliori da giocare.
• Altra capacità trasversale dei nostri tempi è un’ottima abilità nell’utilizzo dei nuovi media. Con l’avanzare del progresso e della digitalizzazione, anche la segreteria cambia. Comunicazioni e transazioni usano internet, le competenze digitali non possono limitarsi ai classici rudimenti di un operatore di videoterminale. Saranno necessari la conoscenza di software contabili, client di posta elettronica, aggiornamenti su relative direttive e funzionalità come ad esempio la fatturazione digitale, messa a disposizione dalla Camera di Commercio.

Cerca gli ultimi annunci di lavoro come segretaria. Dai un'occhiata ai nostri 9 consigli per il tuo colloquio di lavoro, e scopri le domande che anche tu potrai fare al tuo selezionatore!