Email Aziendale: Guida all'uso Responsabile della Comunicazione via Email in Ufficio

Che la gestione dell’email aziendale travalichi ormai l’aspetto organizzativo, finendo per incidere sulla produttività e sulla qualità della vita sul lavoro, non è più un segreto. Con la diffusione poi dello smart working e del lavoro flessibile, la situazione è diventata ancora più evidente: la gestione della posta elettronica aziendale può rivelarsi una straordinaria fonte di stress per i lavoratori.

Lo confermano anche molteplici ricerche come quella pioniera di Gloria Mark per l'Università della California e più avanti quella di Adobe, colosso americano nel settore software. Secondo quest’ultima, in particolare, il controllo della mail ruba in media ben 3.1 ore al giorno ai lavoratori. Non è tutto, se la comunicazione per mail non viene curata adeguatamente, può avere effetti negativi sull’umore delle persone e di conseguenza sulla loro produttività.

Come Aumentare la Produttività con la Corretta Gestione delle Email

L’email aziendale è un potente strumento che offre tanti vantaggi, ma se non utilizzata in maniera corretta rischia di essere un vero e proprio buco nero che ci risucchia e impedisce di essere produttivi. Fortunatamente, evitare ciò non solo è possibile, ma anche facile, seguendo questi sei consigli per gestire la posta aziendale:

1. Controlla l’Email Aziendale Solo 2-3 Volte al Giorno e Disattiva le Notifiche

Se il tuo ruolo te lo permette, limita il controllo della posta elettronica a non più di due, tre volte al giorno. Per fare ciò, stabilisci una fascia oraria dedicata alla mattina e una al pomeriggio. In questa maniera, il resto della giornata potrai dare la tua completa attenzione ad altre mansioni senza alcuna interruzione. Disattiva anche le notifiche da pc e smartphone per non essere distratto o tentato dai pop-up delle email. Puoi anche avvisare i tuoi colleghi di team della tua nuova procedura, di maniera che utilizzino mezzi alternativi per raggiungerti, se davvero si presenta un’urgenza.

2. Evita di Gestire la Stessa Mail più di una Volta

Non c’è niente di più improduttivo di tornare nuovamente su mail già aperte. Applica quindi la regola del “solo un click”, ovvero una volta aperto il messaggio decidi cosa farne immediatamente. Puoi rispondere, archiviare o aggiungere il suo contenuto alla tua lista di compiti da svolgere.

3. Organizza la Tua Mail Aziendale con Filtri ed Etichette

Impostare filtri ed etichette che dividano automaticamente le mail in arrivo in base ad argomenti o compiti da svolgere è un’ottima tecnica per evitare di sentirsi sopraffatti dal lavoro da svolgere ed avere ogni comunicazione via email sotto controllo. La scelta della tipologia di classificazione è assolutamente personale. Per alcuni funziona molto bene dividere le mail in base al tema, per esempio “Fatture”, “Ordini” o simili; altri si trovano meglio dividendo in “Da Fare”, “Fatto” o “Comunicazioni Importanti”.

4. Valuta se È Opportuno Posticipare l’Invio delle Email

In un mondo dove ormai si collabora quotidianamente con persone dall’altra parte del mondo con fusi orari differenti dal nostro, è una buona norma di netiquette scegliere, se possibile, il momento più opportuno per inviare le proprie comunicazioni. Per aumentare le probabilità di una risposta più rapida dai nostri destinatari, si possono infatti programmare gli invii delle email ad orari specifici.

5. Utilizza Template per Risparmiare Tempo

Se ti ritrovi frequentemente a scrivere la stessa tipologia di messaggi, un espediente per ridurre il tempo che consumi con queste mail è quello di creare dei modelli da riutilizzare velocemente con minime modifiche. Evitate, però, di andare di fretta e rileggete sempre con attenzione prima di premere invio, per evitare gaffe come nomi sbagliati o peggio ancora lasciare le “XXX” dei template.

6. Consiglio Pro: Usa l’Email Aziendale Come Block Notes

Un trucco efficace, ma molto semplice per aumentare la tua produttività e quella della tua squadra è quello di utilizzare la mail come blocco note nel corso delle videochiamate per appuntarti velocemente i temi trattati e le decisioni prese al riguardo. Una volta terminata la riunione, non solo avrai prestato attenzione perché impegnato a prendere appunti, ma avrai anche pronta una mail riassuntiva molto utile da condividere con i tuoi colleghi.

Galateo Digitale: Quando e Come Scrivere una Mail per Lavoro e Quando non Farlo

Comunicare per messaggi mail è diventata una seconda natura nelle aziende di tutto il mondo. È pratico, veloce e lascia uno storico delle nostre conversazioni, che può sempre tornare utile nel futuro. Non è però necessariamente sempre produttivo. Esistono infatti svariate occasioni in cui le comunicazioni via email aziendale possono diventare un vero incubo e indurti a pensare “odio il mio lavoro”.

Una mail è perfetta per:

• dare indicazioni rapide
• fornire informazioni a più destinatari
• inviare documenti
• mantenere traccia delle comunicazioni
• fare follow up dopo una conversazione

Tuttavia, in alcune situazioni come le seguenti è meglio non comunicare via posta aziendale se:

La Risposta è Lunga e/o il Tema è Complesso

Se la tua risposta supera le tre-cinque frasi e non riesci proprio a ridurre la lunghezza del tuo messaggio senza perdere in significato, probabilmente la tua mail dovrebbe essere una rapida chiamata. Stesso discorso vale quando si iniziano nuovi progetti ed è necessario fornire spiegazioni e rispondere a dubbi. Meglio optare per una prima videochiamata, piuttosto che ritrovarsi con una lunghissima catena di messaggi e inviare una mail come riassunto finale.

L’Argomento è Delicato o Negativo

Tieni sempre a mente il detto latino “verba volant, scripta manent” (“le parole volano, lo scritto rimane”) ed evita di scrivere una mail professionale riguardo temi delicati. Per esempio, se devi fornire un feedback negativo, una conversazione faccia a faccia o una videochiamata mostrano sicuramente maggiore empatia di una fredda email, che può essere mal interpretata. Se sei frustrato, evita le tanto odiate risposte con atteggiamento passivo aggressivo come “nel caso non avessi visto la mia mail precedente” e chiedi piuttosto di avere un breve scambio a voce con la persona interessata. Nella maggior parte dei casi ti renderai conto che si tratta di malintesi o errori in buona fede.

Il Problema da Risolvere è Urgente

Quando la situazione da gestire è urgente, l’unica cosa che ti garantirà una risposta rapida è alzare la cornetta. Come regola generale, se hai bisogno di un’azione immediata, chiama. Se puoi aspettare qualche ora o il resto della giornata, manda un messaggio istantaneo o per chat, e se non è un problema attendere 24-48H, utilizza la posta aziendale.

Email Aziendale e Buone Maniere

In molti spesso dimenticano che dietro ad una posta elettronica aziendale si cela una persona e un po’ per pigrizia, un po’ nell’intento di ottenere risultati più velocemente, si dimenticano delle buone maniere. L’efficienza, però, non ha mai sostituito l’educazione e una certa netiquette è e sarà sempre molto utile per ottenere i risultati sperati a lavoro, come ovunque. Ecco, quindi, qualche consiglio di galateo del lavoro per non sbagliare mai, nemmeno se sei l’ultimo arrivato.

• Usa la copia conoscenza (cc) e il “rispondi a tutti” solo dove davvero necessari. Domandati, la mail che stai per inviare sarà davvero utile a tutte le persone della lista?
• Inserisci sempre un oggetto chiaro ed esplicativo. Il destinatario capirà subito di cosa stai parlando e quella mail sarà più facilmente ritrovabile tra le altre.
• Mai scrivere tutto in maiuscolo, non importa la ragione, equivale a urlare. Limita anche l’uso dei punti esclamativi. Sì, anche se stai solo cercando di sembrare più amichevole; non sono particolarmente professionali.
• Come iniziare una mail e come terminarla, dicono molto di te come persona e come professionista. Utilizza sempre un saluto adeguato, anche se stai scrivendo al tuo migliore amico a lavoro.
• Sii cortese e ringrazia, sempre. Ti stupirà quanto paroline magiche come “grazie” e “per favore” possano portarti lontano nel lungo periodo.
• Includi una firma con i tuoi dati di contatto e il tuo ruolo in azienda. Ti aiuterà ad essere identificato più facilmente da colleghi e clienti esterni.
• Rileggi sempre i tuoi messaggi per evitare errori e sviste varie. Non sai mai quando il prossimo lapsus freudiano ti capiterà.
• Se collabori con persone di altre nazionalità, sii cosciente che culture differenti si esprimono in maniera diversa, anche nel caso dell’email aziendale. Quelle che a te potrebbero sembrare semplici chiacchere, per uno straniero potrebbero essere una parte essenziale prima di concludere un accordo.

Applica ciò che Hai Appreso sull’Email Aziendale nel Lavoro che Monster Ti Aiuta a Trovare!

Grazie a questi semplici consigli, la gestione della mail aziendale nel tuo prossimo lavoro sarà molto più facile e meno stressante. Prima però trova il lavoro più adatto a te, iscriviti a Monster e carica il tuo CV più recente. Potrai navigare subito tra le offerte del tuo settore e persino essere contattato direttamente da aziende e recruiter interessati al tuo profilo.