Maledetta email: guida all’uso responsabile della casella di posta in ufficio

di Valerio Sordilli, giornalista e Monster contributor

 

Il primo e forse anche unico errore lo si commette facendo spallucce davanti all’evidenza. Sottostimando consapevolmente, quindi, la portata dei rischi connessi al fenomeno.

Per quanto seccante la faccenda appaia, questa delle email di lavoro in eccesso comincia e si esaurisce per molti come una banale questione di tempo perso. Ma basterebbe osservare l’argomento col distacco che merita, per rendersi conto di quanto le cose siano ben più articolate di così. E in quale misura, soprattutto, la gestione della casella di posta elettronica travalichi l’aspetto organizzativo, finendo per incidere sulla produttività e sulla qualità della vita al lavoro.

Fa sempre bene, al riguardo, scomodare una ricerchina condotta non più tardi di qualche anno fa da un team di esperti dell'Università della California. Era il 2012 quando Gloria Mark, la ricercatrice a capo di questo studio, dava per la prima volta una veste scientifica a ciò che fino a quel momento era confinato al rango di semplice supposizione: la gestione della casella di posta elettronica è una straordinaria fonte di stress per i lavoratori.

In buona sostanza, dietro le cause del malessere manifestato in ufficio, questa indagine ci stava dicendo che non c’erano soltanto le nostre nevrosi, ma forse anche le troppe mail maneggiate al lavoro.

Per stimare l’impatto che la gestione della casella di posta professionale produce sui lavoratori, Mark e i suoi colleghi (tra cui alcuni ricercatori in forza all’esercito americano) hanno misurato frequenza cardiaca e livelli di cortisolo (l’ormone dello stress, tra i principali responsabili di molte patologie connesse al lavoro) su un campione di 13 professionisti.

A una porzione di questi, si è proibito l’uso della casella di posta elettronica per cinque giorni, mentre agli altri è stato chiesto di occuparsene regolarmente. Risultato: chi non si è dedicato per giorni alle email ha fatto registrare nell’immediato riduzioni significative dei livelli di stress.

E a conferma di quanto il calo fosse dovuto all’oscuramento della casella di posta, una volta ripresa la routine, anche lo stress è tornato - diciamo così - alla “normalità”.

Altro merito che va riconosciuto allo studio, la conferma del fatto che, oltre a farci lavorare peggio, troppe email ci fanno anche lavorare meno. Durante l’indagine è stato rilevato, come era prevedibile, che a trascorrere periodi di tempo più lunghi sulle singole attività fossero proprio i soggetti ai quali era stato proibito di usare la casella di posta. Nessuna distrazione o “sindrome da pallino rosso”, per loro. La media di interruzioni fatte registrare in un’ora è anzi scesa a 18, contro le 37 di chi gestisce quotidianamente anche la posta elettronica.

Sul rapporto email - stress sul lavoro è successo poi che negli anni qualcuno abbia voluto vederci perfino più chiaro di così. E a riuscire nell’impresa, tempo fa, mettendo tra l’altro la firma su un’indagine molto accurata, è stata la società americana Adobe.

Condotto su un campione di oltre mille persone, lo studio del gigante produttore di software è servito a dirci, tra le altre cose, anche come e perché, dietro ogni email, possa nascondersi una potenziale minaccia. Singolare, a questo proposito, è la classifica delle frasi da email che più scuote il sistema nervoso di chi le riceve.

Al primo posto di questa poco rasserenante classifica, col 25% delle preferenze, svetta «Non essendo sicuro che tu abbia letto la mia ultima email…». Una frase all’apparenza innocua, si capisce, ma che, se inserita nell’altalena di umori prodotti dal flusso quotidiano di una giornata lavorativa, rischia di avere un impatto esplosivo sulla tenuta dei nervi di chiunque abbia la sventura di riceverla. E questo perché può essere percepita facilmente come un: «dal momento che, chissà in quali altre inutili faccende affaccendato, hai ignorato la mia ultima email al riguardo, ti scrivo di nuovo - e spera per te che sia anche l’ultima volta che lo faccio - per ricordarti di occuparti anche di cose serie: le mie». Boom!

Al secondo posto della classifica sulle email più fastidiose da ricevere al lavoro, sulla stessa falsa riga della prima, indicata dal 13% degli intervistati, compare: «Come da mia ultima email...».

Sul podio delle email più meschine, scelta dal 11% dei partecipanti al sondaggio, la formula irritante «In relazione alla nostra conversazione riguardo...». Un modo politicamente accettato per introdurre, il più delle volte, un concetto del genere: «Rispetto al contenuto della nostra ultima conversazione, mi preme farti sapere che mi sto ricordando io prima di te di ritornare sul tema”.

Di fronte a email del genere, come confermato al canale americano CNBC anche da Kristin Naragon, direttore delle soluzioni email di Adobe, il problema non risiede tanto in chi le invia, quanto in chi le riceve. «Le emozioni e gli intenti sono talvolta difficili da comunicare via e-mail - ha spiegato Naragon - quindi [alcune frasi] possono avere un impatto negativo sulla produttività e sull’umore [dei collaboratori]. Anche i progetti importanti possono essere messi a rischio se le parole usate per discutere vengono percepite come dei giudizi sul loro operato o in tono passivo aggressivo».

Eppure, più delle formule utilizzate, la ricerca ha confermato quanto in realtà sia  l’esposizione continuata a contribuire in maniera significativa al senso di oppressione che coglie un professionista in overdose da email. Invitati a descrivere le loro emozioni durante la lettura delle email di lavoro, circa il 14% degli intervistati ha parlato di «ansia», mentre un’ottantina di loro (8%) è arrivato a descrivere un senso di «paura» o «colpevolezza».

Esiste un rimedio a tutto questo? Certo, ma come sempre in casi così complessi, la soluzione non è mai una soltanto e valida per tutti.

Rivolgendosi ai propri colleghi sempre e solo via email, manager, dirigenti e coordinatori sanno infatti a quali rischi vanno incontro (aumento dello stress, si diceva, ma prima ancora un calo netto della produttività); dunque individuare soluzioni alternative di comunicazione, che siano personalizzate su esigenze e caratteristiche di ogni singola divisione, deve essere l’obiettivo di chi vuole ridurre al minimo i livelli di “elettricità” nei team per migliorarne il rendimento. O, in alternativa, per non ostacolarlo.

Un espediente potrebbe essere quello di ridurre l’invio di email tra membri della stessa country, e tra country e country, grazie all’adozione di sistemi di condivisione icloud o mediante l’uso di piattaforme social interne.

Come estrema ratio, consigliamo altrimenti di adottare la filosofia di Mason Peck, un ingegnere della Cornell University ed ex capo tecnico della NASA. Il quale, come ha raccontato alla giornalista Marina Koren in un bell’articolo apparso sulle colonne dell’Atlantic, per evitare di essere letteralmente investito dalla marea di email ricevute rientrando in ufficio dopo qualche giorno di assenza, adotta il metodo “Delete All”. «Non devo preoccuparmi del tuo messaggio se non decidi che è abbastanza importante per ripeterlo una seconda volta», spiegato.

Un eroe. Ma in quanti possono davvero permetterselo?