Colloquio di Lavoro Segretaria o Segretario Assistente: Esempi di Domande e Risposte

Nel nostro articolo sui consigli per rispondere al colloquio di lavoro come segretaria/o abbiamo parlato dell'importanza di mostrarsi professionali e delle soft skill che l'intervistatore cerca di individuare nei candidati. Adesso è invece arrivato il momento di andare più a fondo analizzando alcune delle domande di colloquio di lavoro segretaria o segretario più comuni e fornendoti degli esempi di risposte dalle quali potrai prendere spunto.

Ricordiamo che i segretari, o assistenti, sono professionisti ricercati in industrie di vario tipo. Per questo motivo, bisogna tenere a mente che durante il colloquio di lavoro segretaria/o, gli intervistatori possono porgere domande sia conoscitive e situazionali che relative all'industria dell'azienda. In questo articolo non ci occuperemo di domande specifiche per segretari di studi medici o di studi legali o altri settori, ma di domande riscontrabili in colloqui di lavoro segretaria di qualsiasi industria.

Domande Colloquio di Lavoro Segretaria o Segretario

1. Quali sono gli ostacoli del lavoro di segretaria?
2. Perché ha deciso di lasciare il suo ultimo impiego da segretario?
3. Quali sono le skill di un bravo assistente segretario?
4. Cosa le piace di più e di meno del suo lavoro da segretaria?
5. Come affronta lo stress a lavoro?
6. Perché dovremmo scegliere lei per il ruolo di segretario nel nostro studio?

Domanda 1: Quali Sono gli Ostacoli del Lavoro di Segretaria?

Per chi non ha familiarità con tutti i compiti da svolgere e le competenze necessarie, lavorare come segretaria o segretario può sembrare un lavoro più semplice di quello che è. Ma chi si occupa delle interviste di colloqui di lavoro segretaria sa bene che non è così e cercherà candidati anch'essi consapevoli delle difficoltà che possono sorgere ogni giorno.

• Includi degli esempi per dimostrare le tue skill in problem solving, analisi, pazienza, ecc.
• Evita di parlare di scontri con il tuo ex capo, colleghi o clienti

Come Potresti Rispondere

“Il principale ostacolo del mio lavoro è riuscire a soddisfare le esigenze di tutti quando si devono organizzare dei meeting, appuntamenti o viaggi; seguito dai problemi tecnici che possono sorgere con software e strumenti di lavoro. Più volte mi è capitato di dover trovare soluzioni alternative per i meeting online dei miei capi: per accontentare le preferenze di altri associati o clienti o per imprevisti e problemi con i software.

In quei casi la mia tempestività nel trovare ed applicare una soluzione ha fatto sì che i meeting si svolgessero regolarmente senza ritardo. Purtroppo, gli imprevisti fanno parte del mestiere ma con l'esperienza s'impara anche a prevederli e risolverli più rapidamente.”

Domanda 2: Perché Ha Deciso di Lasciare il Suo Ultimo Impiego da Segretario?

Che i rapporti lavorativi finiscono è una realtà. E non finiscono sempre per problemi dovuti all'impiegato o per problemi dovuti all'ambiente o le mansioni del lavoro. Si può decidere di cambiare lavoro per tanti motivi e durante il colloquio di lavoro segretaria l'intervistatore vuole semplicemente sapere la tua storia.

• Rispondi onestamente, ricorda che potrebbero contattare le tue referenze
• Se hai lasciato per problemi con il capo, sii comunque professionale nell'esporre la tua storia: utilizza termini neutrali come “incompatibilità di carattere” che non implicano colpe a nessuno.
• Non usare questa risposta come sfogo verso il tuo ex capo o colleghi, nessuno vuole assumere una rana dalla bocca larga

Come Potresti Rispondere

“Purtroppo, lo studio dove lavoravo prima ha deciso di trasferire la sede in una zona troppo distante da dove abito. A causa della distanza e del traffico mi ritrovavo a perdere due ore in più della mia giornata solo per andare e tornare dal lavoro.

Quelle due ore in più al giorno per me sono preziose per gestire la mia vita personale, quindi ho deciso di cercare un altro impiego. Il mio ex capo sarà felice di fornirle ulteriori referenze, oltre quelle che ho allegato al mio curriculum, abbiamo ancora ottimi rapporti.”

Domanda 3: Quali Sono le Skill di un Bravo Assistente Segretario?

La migliore risposta a questa domanda di colloquio di lavoro segretaria è spesso inclusa nella descrizione dell'annuncio di lavoro. Le aziende elencano alcune delle skill che cercano nei candidati e poi contattano per un colloquio coloro che le hanno inserite nel curriculum vitae o lettera di presentazione.

• Non ti limitare ad elencare solo le skill presenti nell'annuncio; allo stesso tempo, non andare fuori tema elencando competenze di altri ruoli
• Pensa alle skill necessarie per i compiti specifici che dovrai svolgere

Come Potresti Rispondere

“Un bravo assistente segretario deve essere in grado di comunicare in modo professionale ed efficiente con i clienti ed il personale dell'ufficio. Deve essere affidabile, saper mantenere la confidenzialità ed un comportamento etico.

L'attenzione ai dettagli, la pianificazione e l'inventiva sono altre skill importanti nel lavoro di un assistente segretario: fondamentali, tra le tante cose, per gestire i calendari degli impegni senza spiacevoli imprevisti.”

Domanda 4: Cosa Le Piace di Più e di Meno del Suo Lavoro da Segretaria?

Questa domanda di colloquio di lavoro segretaria ha lo scopo di conoscere più a fondo il candidato, capire cosa lo spinge a fare meglio o lo rende più felice a lavoro e cosa invece lo sconforta o ritiene una cosa noiosa da fare.

• Sii onesto e non sentirti in colpa a parlare di un aspetto che ritieni meno gradevole del tuo lavoro
• Nuovamente: evita critiche e lamentele su capi, colleghi e clienti

Come Potresti Rispondere

“L'aspetto che mi piace di più del mio lavoro da segretaria è pianificare il calendario degli appuntamenti, eventi, meeting, ecc. Ho una passione per la pianificazione: anche nella vita personale sono una persona molto organizzata, che ha sempre un piano B, quindi questo aspetto del mio lavoro mi riesce molto naturale.

Quello che mi piace meno è che a volte i clienti insistono nel chiedermi cose non di mia competenza o hanno voglia di chiacchierare. Negli anni ho imparato a gestire queste situazioni senza apparire sgarbata o stressarmi, ma rimangono fastidiose.”

Domanda 5: Come Affronta lo Stress a Lavoro?

Clienti impazienti, tecnologia che non collabora, periodi intensi di lavoro che ti costringono a fare gli straordinari: questi sono solo alcuni dei fattori che possono arrecare stress lavorando come segretaria. Se l'intervistatore del colloquio di lavoro segretaria ti pone questa domanda è perché sa che lo stress a lavoro può capitare: anche se sei una persona d'indole calma e ragionevole.

• Specifica anche cosa fai per prevenire lo stress e le situazioni potenzialmente stressanti
• Includi, se puoi, un esempio di situazione stressante vissuta in passato a lavoro

Come Potresti Rispondere

“Una delle cose che faccio per affrontare lo stress a lavoro è cercare di prevenirlo. Ad esempio, una scrivania disordinata per me è fonte di stress perché porta complicazioni a lavoro. In passato mi sono trovato in situazioni dove oggetti importanti, come lettere di clienti, erano stati messi fuori posto, causando ritardi nella consulenza ai clienti o altri problemi.

Per prevenire che si verifichino queste situazioni, dedico ogni giorno 10 minuti in più alla pulizia e l'organizzazione della mia area di lavoro. Utilizzo, inoltre, delle cartelle ed altri strumenti di lavoro per mantenere tutto in ordine più facilmente. All'inizio della mia giornata pianifico i compiti da fare e durante la pausa pranzo ascolto musica che mi dà sempre il buon umore.”

Domanda 6: Perché Dovremmo Scegliere Lei Per il Ruolo di Segretario Nel Nostro Studio?

Quando l'intervistatore pone questa domanda durante il colloquio di lavoro segretaria/o lo fa per diversi motivi ed uno di questi è capire quanto sicuro tu ti senta di te stesso. Devi avere confidenza nelle tue skill ed abilità: non farti prendere dall'ansia, sei un professionista eccellente e devi dirlo a voce alta.

• Pensa non solo a ciò che ti rende professionale ma anche eccezionale: cosa ti rende unico?
• Parla della tua esperienza o se hai ricevuto un'intensa formazione per il ruolo

Come Potresti Rispondere

“Dalla descrizione del lavoro credo di essere proprio la persona che cercate. Ho 5 anni di esperienza in questo ruolo, un'eccellente padronanza del computer e software necessari per svolgere il lavoro, oltre che esperienza con i social media nel caso in cui decideste di voler iniziare ad utilizzare i social aziendali.

Sono una persona molto socievole, portata al rapporto con il pubblico; all'inizio della mia carriera, ho anche svolto un corso di comunicazione ed ho vissuto un anno a Londra per perfezionare il mio inglese. Sono davvero emozionato all'idea di lavorare in questo studio, occupandomi delle esigenze di professionisti del settore reputati tra i migliori in tutta la regione e dei loro clienti.”

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